Warum DMS?

Quantitativer und qualitativer Nutzen:
Qualitativer Nutzen:
Quantitativer Nutzen:
Prinzipien:
Unsere Beratungsleistungen:
Typischer Projektablauf eines DMS-Projektes:

Quantitativer und qualitativer Nutzen:

Das Nutzenpotenzial von Dokumentenmanagementsystemen wird seit geraumer Zeit nicht mehr in Frage gestellt. Produktivitätssteigerungen >10% sind ohne weiteres erreichbar. Bei Einsatz von DM-Systemen liegen die Amortisationszeiten regelmäßig unter 24 Monaten, sofern das Projekt ordentlich vorbereitet wurde.

Qualitativer Nutzen:

Gerade die qualitativen Nutzenaspekte unterstützen Unternehmen maßgeblich bei der Erreichung Ihrer strategischen Zielsetzungen. Wichtige Vorteile können dabei sein:

1. Umfassende Auskunftsbereitschaft à Verbesserter Kundenservice in der Anfragenbearbeitung
2. Reduzierung von Liegezeiten, während derer Vorgänge unbearbeitet bleiben
3. Verbesserte Dokumentensicherheit
4. Verbesserung des Servicegrads à höhere Kundenbindung
5. Reduzierung von Risiken aus Fehlablagen, verlorenen Dokumenten, unvollständigen oder nicht auffindbaren Akten oder nicht gesicherten Beständen
6. GoBs- und AO-konforme Archivierung
7. Bessere Dokumentation und Nachvollziehbarkeit von Vorgängen

Quantitativer Nutzen:

Kosten bei Bearbeitung und Ablage in Papierform:
Ablagekosten pro Dokument zwischen 0,30€ und 1,00€.
Recherchekosten pro Beleg/Vorgang zwischen 0,35€ und 20,00€.

sortieren und ablegen, abh. von Stundensatz und Ablageform (Loseblattsammlung, Ordner, Hefter) je nach Stundensatz und Ablageort (Schreibtisch, Abteilungsablage, Archiv)

Einsparungspotenziale mit DM-Systemen bei Büroarbeitsplätzen:

Prinzipien:

DM-Systeme, die durch uns empfohlen werden, sollen folgende wesentliche Anforderungen erfüllen:

1. Die Dokumente sollen in Ihrem ursprünglichen Format im DMS archiviert werden. Dadurch müssen keine Umwandlungsprozesse während der Ablage oder Anzeige der Dokumente initiiert werden. Eine zu einem späteren Zeitpunkt evtl. notwendige Migration wird dadurch wesentlich erleichtert.
2. Die DMS-Datenbank muss auf einem Standard-Datenbank-System wie Oracle, MS-SQL-Server, etc. aufsetzen. Die Daten müssen im Bedarfsfall für den Kunden exportierbar sein.
3. Eine standardisierte Programmiersprache muss die Anpassung und Erweiterung der Software unabhängig vom Hersteller ermöglichen. Die Schnittstellen müssen sauber und ausführlich beschrieben sein, um jederzeit die Anbindung von anderen Programmen sicherstellen zu können.
4. Das DM-System muss über leistungsfähige Viewer verfügen, um den Mitarbeitern des Kunden ein natürliches, visuelles Arbeiten zu ermöglichen. Der Mensch sucht nicht nur nach beschreibenden Merkmalen, sondern möchte im übertragenen Sinn auch mal einen Kundenordner „durchblättern“ können.
5. Alle wesentlichen Funktionen müssen für den Anwender leicht erlern- und anwendbar sein um die Akzeptanz der neuen Komponenten zu fördern und eine schnelle und kostengünstige Implementierung sicher zu stellen.
6. Das DM-System muss in der Lage sein alle gesetzlichen Archivierungsanforderungen zu erfüllen.

Unsere Beratungsleistungen:

Neben der Auswahl der richtigen Software für das Dokumentenmanagement ist es besonders wichtig, die Prozesse optimal auf die elektronische Dokumentenbearbeitung anzupassen. Auf diese Weise können erhebliche Optimierungs- und Kosteneinsparungspotenziale realisiert werden.

• Wir unterstützen Sie mit unserem Consulting in allen Organisations- und IT-Fragen,
• Wählen gemeinsam mit Ihnen die am besten geeignete DM-Software aus,
• erstellen Pflichtenhefte und Verfahrensdokumentationen,
• erarbeiten mit Ihnen gemeinsam die optimalen Ablagestrukturen,
• passen die Schnittstellen zu anderen Programmen und Workflows für Sie an,
• übernehmen die Programmierung von Automatisierungsskripten,
• bereiten eine evtl. gewünschte Zertifizierung vor,
• schulen Ihre Mitarbeiter
• und begleiten Sie dauerhaft bei der Optimierung Ihrer Organisationsstrukturen mit Hilfe moderner EDV-Systeme.

Typischer Projektablauf eines DMS-Projektes:

Bei der Durchführung unserer Projekte achten wir sorgfältig auf ein ordentliches Qualitätsmanagement. Dazu gehört die strukturierte Durchführung der Consultingprojekte. Bei der DM-Einführung gehen wir deshalb in der Regel nach den folgenden Schritten vor:

Workshop und Ist-Analyse - Im Gespräch mit Ihren Mitarbeitern nehmen wir die wesentlichen Projektinformationen auf:

• Aufnahme der betroffenen Dokumententypen und –mengen
• Aufnahme der bestehenden Ablagestrukturen
• Aufnahme der bestehenden Prozesse
• Aufnahme vorhandener Hard- und Software
• Aufnahme der gewünschten Rechtestrukturen
• Erarbeitung eines Anforderungsprofils

Planung und Vorbereitung des Projektes:

• Basierend auf den Informationen der Ist-Analyse bereiten wir jetzt Ihr Dokumentenmanagement-Projekt aus organisatorischer Sicht auf.
• Wir planen evtl. benötigte Hard- und Softwareanpassungen.
• Wir erstellen einen Musterablageplan und arbeiten diesen in eine Testumgebung Ihres neuen DM-Systems ein.
• Wir erstellen die elektronischen Workflows zur Prozessoptimierung
• Wir erstellen die Ablagemasken für die verschiedenen Dokumententypen
• Wir bereiten die Schnittstellen für Ihre anderen Programme vor.
• Wir arbeiten die von Ihnen gewünschten Stichwortlisten ein.
• Wir bereiten die gewünschten Automatisierungsskripte vor.

Wir erstellen eine Verfahrensdokumentation als Organisationshandbuch für die interne Verwendung und als Dokumentationsnachweis für eine evtl. Testierung.

Implementierung
Im nächsten Schritt wird Hard- und Software an Sie geliefert und installiert; das vorkonfigurierte Produktivsystem auf Ihren Servern eingespielt.

Customizing
Gemeinsam mit Ihren Key-Usern werden die Tests der vorkonfigurierten Umgebung durchgeführt und anschließend evtl. nötige Änderungen und Ergänzungen eingearbeitet.

Schulung
Daraufhin folgt die Schulung Ihrer Mitarbeiter und die Übergabe des Systems.

After-Sales Support
In der Folge stehen wir für weitergehende Detailschulungen, Systemerweiterungen und Anpassungen und Prozessoptimierungen ebenso zur Verfügung, wie für die Beantwortung von Organisations- und IT-Fragen.